Algunos de estos mitos llevan circulando años; otros son fruto de normativa que cambió hace poco y que todavía no se ha asentado. Repasamos seis de los más repetidos, con la norma exacta detrás de cada uno.
Mito 1: «Puedo pagar en efectivo hasta 2.500€ entre empresas»
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal fijó el límite en 1.000€ cuando al menos una de las partes actúa como empresario o profesional. Los 2.500€ solo aplican entre particulares; para no residentes que no actúen como profesionales, el límite sube a 10.000€. Superar el límite conlleva una sanción del 25% del importe pagado en efectivo, y afecta tanto a quien paga como a quien cobra. Tampoco vale fraccionar una misma operación en varios pagos para esquivarlo.
Mito 2: «Un becario sin sueldo no necesita alta en la Seguridad Social»
Desde el Real Decreto-ley 2/2023, y con entrada en vigor el 1 de enero de 2024, todas las prácticas formativas —remuneradas o no— exigen dar de alta al estudiante. La empresa cotiza solo por contingencias comunes (excluyendo desempleo, FOGASA y formación profesional), con una reducción del 95% en la cuota. Quienes hicieron prácticas antes de 2024 pueden suscribir un convenio especial para recuperar hasta 5 años como cotizados.
Mito 3: «Con un ticket puedo justificar cualquier gasto de empresa»
El límite general de una factura simplificada es 400€ (IVA incluido). Solo sube a 3.000€ en actividades muy concretas —ventas al por menor, hostelería, peluquerías, aparcamientos, entre otras—. Fuera de esos supuestos, y en operaciones intracomunitarias o exportaciones (donde la factura simplificada está prohibida aunque el importe sea bajo), hace falta factura completa para deducir sin problemas.
Mito 4: «Si llevo a un cliente a comer, la comida es 100% deducible»
Los gastos de representación —atenciones a clientes o proveedores— son deducibles, pero con un límite: el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio. Si tu empresa factura 800.000€ al año, el tope de deducción por este concepto son 8.000€; lo que exceda no se deduce, aunque esté correctamente justificado con factura completa. Este límite juega junto con el resto de partidas que determinan la base imponible del Impuesto de Sociedades — como el segundo pago fraccionado que se calcula sobre esa misma base.
Mito 5: «El IVA pagado en la UE se puede recuperar cuando quiera»
Como ya contamos en detalle en nuestro post sobre el Modelo 360 el plazo para solicitar la devolución del IVA soportado en otro Estado miembro es de caducidad, no de prescripción: vence el 30 de septiembre del año siguiente al del gasto. Pasada la fecha, se pierde el derecho sin posibilidad de subsanación.
Mito 6: «Las dietas que me paga la empresa están exentas de IRPF sin límite si las justifico»
Hay topes diarios fijados por el artículo 9 del Reglamento del IRPF: en España, 26,67€/día sin pernocta y 53,34€/día con pernocta; en el extranjero, 48,08€ y 91,35€ respectivamente. Por ejemplo, si la empresa paga 70€/día de dieta con pernocta en España, los primeros 53,34€ quedan exentos, pero los 16,66€ restantes tributan como salario y llevan retención.
Cierre
Ninguno de estos seis puntos es una novedad reciente salvo el de los becarios, pero los seis siguen generando confusión en el día a día de pymes y autónomos. Si tienes dudas sobre cómo aplican a tu caso concreto, contacta con nosotros.